ZEMPERCODES / CURSO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO · CLASE 01
Planear, organizar, dirigir y controlar.
A través del proceso administrativo una empresa puede alcanzar sus metas. Una guía para entender cómo funciona, quién lo hace posible y qué lugar ocupa el asistente administrativo.
El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización o empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz. Esta clase recorre sus cuatro etapas, ejemplos, los tipos de administración y el trabajo del asistente administrativo.
A través del proceso administrativo una empresa puede alcanzar sus metas.
P O D C
01 / PROCESO ADMINISTRATIVO
¿Qué es el proceso administrativo?
El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz.
El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización, ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.
01
Planeación
¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?
Fase mecánica o estructural
02
Organización
¿Cómo se va a hacer?
Fase mecánica o estructural
03
Dirección o ejecución
Ver que se haga.
Fase dinámica u operacional
04
Control
¿Cómo se ha realizado?
Fase dinámica u operacional
Desliza la tabla → para ver todas las columnas
Fase
Etapa
Pregunta clave
Fase mecánica o estructural
Planeación
¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?
Organización
¿Cómo se va a hacer?
Fase dinámica u operacional
Dirección o ejecución
Ver que se haga.
Control
¿Cómo se ha realizado?
CAPÍTULO 02 / 08Origen e importancia
Cada miembro de la organización debe conocer su rol dentro del proceso.
1916
02 / ORIGEN E IMPORTANCIA
De dónde viene y por qué importa.
Origen del proceso administrativo
Henri Fayol, 1916
El proceso administrativo fue detallado por Henri Fayol, ingeniero francés, que describió sus fases y características en su obra: «Administración industrial y general» (1916).
Para Fayol, el factor humano es la pieza fundamental en el funcionamiento de las empresas y el cumplimiento de metas y objetivos.
Importancia del proceso administrativo
Una guía simple y rigurosa
El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.
La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra, los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.
Cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso.
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CAPÍTULO 03 / 08Ejemplos en la práctica
El mismo proceso, tres lugares distintos.
3 × 4
03 / EJEMPLOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Ejemplos del proceso administrativo.
Elige un caso y recorre sus cuatro etapas: planificación, organización, dirección y control.
EXPLORA UN CASO
CAPÍTULO 04 / 08Tipos de administración
Pública, privada o mixta: la administración cambia según dónde se ejerce.
3 + 6
04 / TIPOS DE ADMINISTRACIÓN
Tipos de administración que se relacionan.
Veremos, por tanto, dos de las formas de clasificación más relevantes. De esta forma, podremos observar las diferencias entre la Administración Pública, la privada y la mixta.
Tipos de administración por sector
En este caso, la clasificación depende del sector en que nos encontremos. Podemos hablar, por tanto, de tres tipos: el público, el privado y el mixto.
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Sector público
La Administración Pública se centra en las instituciones del Estado o de los diferentes niveles territoriales. Sus principales características son la ausencia de ánimo de lucro, el servicio a la sociedad, la burocracia o la transparencia.
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Sector privado
La administración privada se refiere a la realizada por las empresas, grandes, medianas o pequeñas. Sus principales características son la eficacia, la eficiencia, la flexibilidad o la gestión estratégica.
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Tipos mixtos
Por último, existen administraciones mixtas. En ellas se da el ámbito privado y público. Aquí las principales características son una mezcla de las dos anteriores.
Tipos de administración por áreas funcionales
Podemos clasificar los tipos de administración por áreas funcionales. En esta ocasión nos centraremos en aquellas que son las más relevantes, según el organigrama de la empresa.
Administración general
Estamos ante el primer nivel de jerarquía de una empresa, que depende de la dirección general. Sus funciones son de ámbito global, ya que sus decisiones afectan al resto de departamentos de la empresa.
Administración comercial o de ventas
En este caso estaríamos hablando de una de las direcciones de la empresa, la del área comercial. Sus funciones están relacionadas con las ventas de bienes y servicios en el mercado.
Administración de recursos humanos
Nos encontraríamos con la dirección de recursos humanos y el área del mismo nombre. Sus funciones son, sobre todo, relacionadas con el personal. Nóminas, selección, formación, etcétera.
Administración financiera
Este tipo lo realiza la dirección financiera con el área del mismo nombre. Entre sus labores están la elaboración de presupuestos, gestión de cobros y pagos o búsquedas de financiación.
Administración tecnológica
Con la revolución digital se convirtió en una dirección con nombre propio y un área funcional. Entre sus labores están todas las relacionadas con los aspectos tecnológicos de la empresa o Administración Pública.
Administración de operaciones
Esta se centra en la dirección de operaciones o de producción y el área correspondiente. Entre sus labores están la de crear los procesos productivos con eficacia y eficiencia o la resolución de los problemas relacionados con la producción.
En la Administración Pública se pueden dar todas las mencionadas excepto la de operaciones y la comercial, ya que no se ofrece ningún bien o servicio. Sin embargo, las mixtas sí pueden incluir estas dos áreas funcionales.
CAPÍTULO 05 / 08El administrador
Quién lleva el proceso a la práctica.
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05 / EL ADMINISTRADOR
El administrador.
Según el material de clase
Un administrador es el responsable de llevar a cabo las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales. Más específicamente, es quien desempeña ciertas funciones básicas para que la organización se encamine hacia la consecución de dichas metas. (Allen y Gilmore, p.20)
Control
Henri Fayol vio la administración a través del ejercicio del control.
Según el material de clase · Mintzberg
Un administrador es quien controla, ejecuta, maneja, analiza, comunica, vincula, planifica, lidera, negocia, motiva y toma decisiones, entre muchas otras actividades, dentro de una organización, un área, rama, unidad o departamento de esta, con el propósito de conseguir que se cumplan ciertos objetivos. Mintzberg (2013, p.26)
¿Qué hace un administrador?
De acuerdo con la teoría académica establecida, la labor del administrador se podría sintetizar en las funciones que componen el proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control.
Según el material de clase · Juárez
El administrador es la persona encargada de la planeación, organización, dirección y control de actividades en una institución, maneja óptimamente los recursos materiales, humanos, financieros y tecnológicos que le son confiados, con la finalidad de conseguir los objetivos que la institución previamente se ha fijado. (Juárez, p.21)
Si bien es cierto que estas actividades son inherentes al hecho de administrar, resultan no ser las actividades que realizan en el día a día los administradores.
Drucker (1963, p.54) al plantearse la pregunta ¿Cuál es el trabajo del administrador?, encontró que:
Según el material de clase · Drucker
El trabajo del administrador consiste en dirigir los recursos y esfuerzos de la organización hacia las oportunidades que le permitirán obtener resultados económicamente significativos. Suena trillado y lo es. Pero, la mayor parte del tiempo, el trabajo, la atención y el dinero va primero a los «problemas» en lugar de a las oportunidades, y, en segundo lugar, a las áreas donde incluso desempeños extraordinariamente exitosos tendrán un impacto mínimo en los resultados.
CAPÍTULO 06 / 08El asistente administrativo y sus funciones
Apoyo a los directivos, actividad diaria y problemas resueltos.
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06 / EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
¿Quién es el asistente administrativo y cuáles son sus funciones?
El asistente administrativo juega un papel fundamental en la empresa, ya que proporciona apoyo a los directivos, ejecuta tareas relacionadas con el transcurso de la actividad diaria y resuelve problemas que afectan a los flujos de trabajo.
Funciones del asistente administrativo
Gestión de documentosOrganizar, archivar y mantener documentos y registros de la empresa.
ComunicaciónGestionar correos electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia, y actuar como punto de contacto para la comunicación interna y externa.
Atención al clienteBrindar asistencia y servicio al cliente, responder consultas y resolver problemas.
Agenda y citasProgramar reuniones, citas y eventos para el personal de la empresa y mantener al tanto a los interesados.
Gestión de viajesOrganizar viajes de negocios, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte.
Apoyo en reunionesPreparar documentos, presentaciones y material necesario para reuniones, y tomar notas cuando sea necesario.
Gestión de gastosRegistrar y llevar un seguimiento de los gastos de la empresa y ayudar en la preparación de informes financieros.
Apoyo a recursos humanosColaborar en la gestión de procesos de selección, contratación y documentación relacionada con el personal.
Mantenimiento de suministrosGestionar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
Gestión de redes socialesAdministrar las redes sociales de la empresa, si es necesario.
Tareas administrativas generalesRealizar tareas administrativas diversas, como completar formularios, procesar facturas y llevar registros de gastos.
ConfidencialidadMantener la confidencialidad de la información sensible y los datos de la empresa.
Coordinación de proyectosColaborar en la planificación y ejecución de proyectos específicos, si es relevante para la organización.
CAPÍTULO 07 / 08Habilidades
En un mundo donde se valoran la eficiencia y la organización, su papel como asistente administrativo es más vital que nunca.
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07 / HABILIDADES
¿Qué son las habilidades del asistente administrativo?
Cualquier asistente de oficina necesita habilidades de asistente administrativo para tener éxito en el manejo de todas las adversidades que puedan surgir en un entorno de oficina, apoyar a sus equipos y garantizar el buen funcionamiento de las operaciones diarias. Dominar las habilidades administrativas y de oficina es esencial para cualquier asistente administrativo.
Desde el exterior, puede parecer un simple trabajo de escritorio, pero para aquellos que realmente entienden su esencia, es un viaje dinámico lleno de emoción y desafíos. Para tener éxito en el puesto de asistente administrativo, aquí hay algunas habilidades clave que debe dominar:
01
Comunicación
En el centro del trabajo está el arte de la comunicación. Las habilidades de asistente administrativo incluyen excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita para interactuar con colegas, clientes y partes interesadas de manera profesional y efectiva. La retroalimentación puede impulsar la comunicación efectiva en el lugar de trabajo.
02
La gestión del tiempo
Desde administrar agendas y coordinar reuniones hasta organizar eventos y manejar documentos importantes, todo necesita de la mano de un asistente administrativo.
Por lo tanto, manejar eficientemente horarios, citas y plazos para garantizar un flujo de trabajo fluido y la finalización oportuna de las tareas son habilidades imprescindibles de un asistente administrativo.
03
Atención al detalle
Otra cualidad en las habilidades de los asistentes ejecutivos superiores es la atención al detalle. Significa que está capacitado para ser meticuloso en la entrada de datos, la revisión de documentos y el mantenimiento de la precisión en todas las tareas administrativas.
Es costumbre verificar frecuentemente las entradas, verificar la información y cruzar los datos para evitar las discrepancias que puedan surgir.
04
Organización / empresa
Una mentalidad organizada también es una de las mejores habilidades de un administrador de oficina. Es la capacidad de administrar múltiples tareas, priorizar responsabilidades y mantener archivos y documentos bien organizados.
Al ser una de las habilidades necesarias para un asistente administrativo, una mentalidad organizada es como la columna vertebral de la función de un administrador de oficina. Les permite manejar una amplia gama de tareas con facilidad, afrontar desafíos sin problemas y mantener una sensación de control incluso en los momentos de mayor actividad.
05
Competencia con el ordenador
La familiaridad con el software de oficina como Microsoft Office, los clientes de correo electrónico y las herramientas basadas en la nube para la gestión eficiente de datos es la habilidad obligatoria de los funcionarios administrativos.
06
La etiqueta de teléfono
La etiqueta telefónica es también una de las habilidades necesarias para los asistentes administrativos. Los gerentes aman a aquellos que pueden manejar llamadas telefónicas de manera profesional y eficiente, enrutar llamadas y recibir mensajes precisos. Como el primer punto de contacto para muchas personas que llaman, sirven como la cara y la voz de la organización.
07
Adaptabilidad
La adaptabilidad es una de las habilidades clave de un asistente administrativo. Esto se debe a que cada día trae nuevas sorpresas, ya que nunca se sabe qué desafíos pueden surgir. Pero eso es lo bueno de ser asistente administrativo: prosperas en este entorno en constante cambio.
Adaptable e ingenioso, acepta lo que se le presente, convirtiendo los obstáculos en oportunidades de crecimiento.
CAPÍTULO 08 / 08Ética profesional
Un código que se asume al aceptar el cargo.
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08 / ÉTICA PROFESIONAL
¿Qué es la ética profesional de un asistente administrativo?
El profesional en administración debe conducirse con justicia, honradez, honestidad, diligencia, lealtad, respeto, formalidad, discreción, honorabilidad, responsabilidad, sinceridad, probidad, dignidad, puntualidad, buena fe y en estricta observancia a las normas legales y éticas de su profesión.
Código de ética para un asistente administrativo
Este código de ética se basa en principios morales referidos a las tareas a realizar. Este código se asume automáticamente al aceptar el cargo de asistente administrativo de una compañía y se debe tener presente en todo momento los siguientes puntos:
01Confidencialidad
La información sobre la empresa y sus clientes es siempre confidencial y privada. No se debe repetir nunca la información confidencial aunque todos quieran saber qué está sucediendo y tú la sepas. Debes ser siempre confiable.
02Honestidad
No permitas que te feliciten por algo que no has hecho y no dejes que otro se lleve los laureles por algo que sí has hecho. Siempre hay que decir la verdad. Serás más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo.
03Lealtad
Siempre debes ser leal a tu empresa y a tu jefe. No los vendas a ningún costo. Sin embargo, después de haber dicho esto, recuerda que tu jefe también tiene que probar que es digno de tu lealtad. No te involucres con los chismes de la oficina. Si demuestras ser leal a la empresa y a tu jefe, también serán leales a ti.
04Confiabilidad
Demuestra que eres confiable. Llega puntualmente al trabajo y a las reuniones y recuerda que siempre debes llevar los documentos necesarios para la reunión. Asegúrate de terminar a tiempo cada tarea que te asignan y hazla de la mejor manera posible.
05Responsabilidad
Demuestra tu responsabilidad estableciendo prioridades y termina las tareas en los tiempos establecidos. Tu jefe te tiene confianza. Prepara una lista de cosas para hacer, a pesar de que sus prioridades cambien 10 veces por día. No delegues una tarea que te han asignado, a menos que la persona a quien se la delegas la pueda hacer de manera tan eficiente y precisa como tú. Si delegas una tarea, debes realizar el seguimiento del proyecto para ver que esté lista a tiempo. No te despreocupes de la tarea solamente porque otra persona lo está realizando.
06Trabaja sin supervisión
Debes tener siempre tu trabajo al día y ser productivo. Cumple con los tiempos establecidos. Todos los días prepara una lista de las tareas a realizar para asegurarte que no te hayas olvidado de ninguna y asígnales prioridades.
07Ofrece tu colaboración
Siempre asiste y comparte tus conocimientos cuando sea posible. Acepta las tareas con alegría... pero también aprende a decir que "No" (amablemente) y a explicar por qué no puedes realizar alguna tarea solicitada. No te sobrecargues de trabajo.
08Flexibilidad
Si son las 6 de la tarde y tu jefe necesita que prepares y envíes un informe importante, hazlo. Los mejores trabajos son aquellos en los que hay un acuerdo de "dar y tomar". Nunca se sabe cuándo podrías necesitar tomarte una hora sin previo aviso para atender a una emergencia.
09Capacitación constante
Cuanto más aprendas, más valor tendrás para la compañía, esto permite realizar con mayor eficiencia y eficacia las labores encargadas y tendrás mayores probabilidades de promoción.
10Favores
Sé cauteloso(a) al aceptar regalos o favores de los clientes internos o externos de la empresa. Pueden esperar algo a cambio. Siempre actúa dentro de la política y los procedimientos de la empresa en lo que hace a este tema. Cuando alguien hace un regalo, generalmente quiere algo en cambio. Puedes terminar pagando el precio máximo: tu reputación o tu cargo.
Incorpora este código de ética en tu actividad profesional y tanto tu jefe como tus compañeros de trabajo te respetarán como persona y profesional.
PONLO A PRUEBAAutoevaluación
Cinco preguntas para comprobar lo que aprendiste.
5
AUTOEVALUACIÓN
¿Qué tanto quedó de la clase?
Marca una respuesta por pregunta y comprueba lo aprendido.
CIERRELa idea que queda
Cada quien con su rol, todos hacia la misma meta.
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CIERRE / REFLEXIÓN
Planear, organizar, dirigir y controlar.
Cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso.
Esta clase deja una secuencia de trabajo: entender el proceso administrativo → ver cómo se aplica → saber qué tipo de administración se ejerce → reconocer el rol del administrador → apoyar con las funciones, las habilidades y la ética del asistente administrativo.
EL APRENDIZAJE MÁS IMPORTANTE
El proceso es la guía. Tu rol es la pieza.
Una empresa alcanza sus metas cuando cada persona conoce su rol dentro del proceso. El asistente administrativo apoya a los directivos, resuelve problemas y hace que el trabajo diario fluya, siempre con ética.
